ZAKUP USŁUG DORADCZYCH 5/6

PRZYKŁADY:

Aby rozwiać wątpliwości podamy kilka przykładów: wyobraźmy sobie, że widzimy wahania Churn (ilość utraconych klientów, np. churn rate 15% mówi, że 15% spośród całej bazy klientów zrezygnowało z naszych produktów w określonym czasie) nie znamy przyczyny, więc zlecamy badania. Wynik badań ma bardzo duże znaczenie dla dalszego rozwoju i kondycji naszej firmy, w związku  z tym i decyzja o wyborze partnera może nie być prosta. W tym przypadku nie mówimy o zakupie badań rynkowych, które firmy kupują z klucza co miesiąc czy kwartał, które jak wielokrotnie wykazaliśmy u klientów nie mają wpływu na to, czy firma sprzedaje lepiej, czy gorzej, za to generują obciążenie w kosztach a o badania, które pokażą nam rzeczywisty obraz naszej firmy na rynku. Decyzja, przed którą stoimy opierać się będzie w swojej podstawie na dostępności i kwalifikacji  naszych zasobów (czy są w stanie sami przeprowadzić analizę danych), zasięgu naszej działalności oraz doświadczeniu firm zaproszonych do współpracy. Jeśli działamy lokalnie (kraj) nasz wybór możemy zawężać do mocno wyspecjalizowanych firm badawczych na terenie kraju, które nie należą do kolosów. Jeśli natomiast działamy globalnie możemy wybrać firmę międzynarodową i tu pojawia się kolejne pytanie: czy operuje ona na własnych zasobach, czy kontraktuje poddostawców. Jeśli kontraktuje poddostawców, wymagajmy ich zatwierdzenia- nie tylko ma to służyć ograniczeniu ryzyka ale, co ważniejsze, zbieramy bazę firm, którą będziemy mogli wykorzystać w kolejnych procesach. W takim przypadku preferowaną strategią współpracy są otwarte księgi i negocjacje wynagrodzenia za obsługę procesu.  Jedno z ryzyk, na które warto zwrócić uwagę, to jakość dostarczanych badań i aby to ryzyko ograniczyć, powinniśmy zażądać nie tylko samej dokumentacji końcowej (wyniku) ale również metod kontroli jakości badania a i czasami kopi samych ankiet, takie żądanie bardzo szybko weryfikuje nam firmy, które same „produkują ankiety”.  Tę grupę dostawców nazwijmy ALFA.

Inaczej podejdziemy do firm, które zajmują się rozliczeniem pracowników, kontrolą dokumentacji księgowej, czyli utrzymaniem porządku w naszych segregatorach i tu mamy ich dziesiątki na rynku i możemy odnieść się w ocenie do stażu konsultantów i certyfikatów oraz stawki za dzień pracy. Nie ukrywajmy, że w tego rodzaju zakupach mamy bardzo duży potencjał oszczędności. Tych nazwijmy BETA.

Jeszcze inaczej zakontraktujemy firmy od optymalizacji i automatyzacji produkcji, opracowania strategii czy to zakupowej, czy marketingowej i tu wybór staje się bardzo wąski, ponieważ nie kupujemy samej usługi a konkretne osoby, które będą dla nas pracowały w projekcie. Certyfikaty przestają mieć tak naprawdę znaczenie a to, co jest dla nas najistotniejsze, to doświadczenie kadry. Wielokrotnie model współpracy, który wybieramy, nie bazuje tylko na stawce za dzień pracy konsultanta ale również na succes-fee (premia wypłacana zleceniobiorcom za osiągnięcie określonego celu). Stawka za dzień może być zbyt wysoka dla zleceniodawcy a procent, który należałoby wypłacić po projekcie jest ciężki do oszacowania i może szczególnie w projektach optymalizacji kosztów (procent od wypracowanych oszczędności) przełożyć się na zaskakująco wysoką kwotę. Tych dostawców nazwijmy OMEGA.

Ponieważ przy dostawcach z grupy ALFA kupujemy głownie ekspertyzy a rynek dostawców jest konkurencyjny a w przypadku BETA kupujemy głownie zdolności produkcyjne, możemy najczęściej bardzo szybko określić zakres współpracy oraz produkt.

W ich przypadku mamy do czynienia z zastosowaniem RFT (Request For Tender / Zapytanie Przetargowe) w następstwie tego twardszymi negocjacjami, aukcjami internetowymi i korzystaniem z reguły zaangażowania i konsekwencji (im więcej firma zainwestuje przed podpisaniem kontraktu, tym bardziej powinna chcieć ten kontrakt podpisać, spotkania,  doprecyzowania oferty itd.),  tak przy dostawcach z grupy OMEGA, przy których kupujemy kierunek działania, wyzwania, doświadczenie, no właśnie co z nimi? Z tymi ludźmi będziesz budował swój biznes więc pamiętaj, traktuj ich partnersko, to że w większości firm nie liczy się CLV lub CAC nie oznacza, że tak jest wszędzie.

CLV (Customer Lifetime Value) – wskaźnik mierzący wartość klienta, najczęściej w postaci sumy średnich zysków z jednego klienta zdyskontowanych w czasie.

CAC (Customer Aqusition Cost) – koszt pozyskania klienta, suma poniesionych kosztów podzielona przez liczbę pozyskanych klientów w określonym czasie.

Wysoce wyspecjalizowana firma może przerwać proces jeśli zauważy, że koszt wejścia jest zbyt wysoki tym bardziej, że udział eksperta w rozmowach handlowych oznacza w wielu przypadkach tylko jedno: nie realizuje w tym czasie projektu dla innego klienta. Jeśli proces będzie trwał zbyt długo z pewnością ten koszt poniesie Twoja firma.  W przypadku tej grupy stosujemy RFP (Request For Proposal / Zapytanie o Propozycję) i dbamy o budowę relacji ponieważ to z tą grupą dostawców (o ile jest to grupa) wypracujesz w trakcie warsztatów specyfikację zamówienia, pomogą podjąć Ci również decyzję, czy projekt będzie realizowany z wykorzystaniem zwinnych metodyk (Agile), czy może z podziałem na fazy (Waterfall). Jeśli wybierzesz zwinne metodyki to musisz nauczyć się tego, że jakość rozwiązań jest ponad datami, co nie oznacza, że całość projektu się wydłuży. Metody oparte na planowaniu faz, kamieni milowych itd. głównie stosuje się w projektach których czas realizacji jest długi.

WSKAZÓWKI:

	ALFA	BETA	OMEGA
Pozwól spotkać się doradcy z partnerem wewnętrznym aby razem z nim doprecyzował zakres projektu.
Korzystaj z narzędzi i ograniczaj koszty po obu stronach, mamy XXI wiek przejdź na maile, telefon i co jest w tym najskuteczniejsze wideokonferencje połączone z podsumowaniem w mailu.
Jeśli wybierasz firmę ze wglądu na nazwisko konsultanta zadbaj w kontrakcie aby ta konkretna osoba uczestniczyła w projekcie na jego wszystkich etapach, zbyt często na rynku spotykamy przypadki kiedy ekspert pojawił się w projekcie tylko przez kilka pierwszych dni a resztę wykonywał niedoświadczony zespół młodzików a przecież nie tak sobie to wyobrażaliśmy.
Powinniśmy zadbać o partnerstwo z dostawcą czyli SRM (Supplier Relationship Management / Zarządzanie Relacjami z Dostawcą) nie tylko dlatego, że często wiążemy się z nim na lata ale dlatego, że przełoży się to zarówno na stawki jak i terminy realizacji projektów a jego zaangażowanie w sam projekt powinno bezpośrednio wpłynąć na wyniki naszej firmy. Aby obie strony były usatysfakcjonowane, tam gdzie możemy stosuje się model połączony wynagrodzenia czyli połączenie stawki dziennej i sukces-fee. Negocjujemy stawkę za dzień pracy doradcy, która ma zabezpieczyć jego pracę oraz procent succes-fee. Ten model po pierwsze pobudza twórczość firmy doradczej po drugie weryfikuje nam również firmy, które nie wierzą we własny sukces ponieważ mogły go po prostu w tym obszarze nie odnieść.
Poparcie zarządu i prawo do zadawania pytań, ponieważ praca i wartość wypracowana przez firmę doradczą opiera się nie tylko na doświadczeniu samej kadry oraz analizy działań operacyjnych lub procesów ale w sporej części na wywiadzie i trwałej interakcji z pracownikami organizacji.
Dąż to szybkiego ujednolicenia ofert, najlepiej jeśli to Ty narzucisz standard wyceny. Pozwoli to szybko odciąć temat zakresu projektu i skupić się na redukcji ceny przez np. aukcję internetową.