ZAKUP USŁUG DORADCZYCH 3/6

03 gru ZAKUP USŁUG DORADCZYCH 3/6

Jak widać elementów, na które należy zwrócić uwagę jest wiele i nie wyczerpuje to jeszcze tematu. Widać na tej podstawie, jak skomplikowane mogą być usługi konsultingowe i jaki jest potrzebny nakład pracy, aby zrealizować je poprawnie. Aby uzupełnić wiedzę na temat zakupu usług konsultingowych poniżej opisano kolejne etapy procesu wyboru firm konsultingowych:

Aby przejść przez proces zakupu postanowiliśmy podzielić go na cztery etapy i omówić każdy z nich osobno.

Etapy, na których się skoncentrujemy to:

1. Definiowanie potrzeb projektu;

2. Wybór dostawcy;

3. Zarządzanie projektem;

4. Przekazanie Know-how projektu, transfer wiedzy.

Zacznijmy od definiowania potrzeb projektu doradczego:

Dobrą praktyką jest aby do kontraktowania projektu doradczego podejść jak najbardziej metodycznie i tu na wstępie przytoczymy kilka ciekawych statystyk. Po pierwsze 88% projektów przekracza terminy i budżety, po drugie średnie przekroczenie kosztów wynosi 189%, jeszcze gorzej jest w projektach IT.  Według Standish Group 31% jednostkowych przedsięwzięć zostanie anulowanych przed zakończeniem, 52,7% przedsięwzięć będzie kosztować średnio o 89% więcej niż początkowo przewidywano, tylko 16,2% projektów w dziedzinie oprogramowania zmieści się w założonym terminie i budżecie, w dużych firmach tylko 9% przedsięwzięć jednostkowych kończy się terminowo i w zaplanowanym budżecie, średnie przekroczenie czasowe pierwotnej estymacji wynosi 222%.

W tym momencie powinniśmy zadać sobie pytanie, co może być przyczyną takich statystyk – po pierwsze brak odpowiedniej analizy potrzeby, po drugie komunikacja w projektach, po trzecie częste zmiany zakresu, które wynikają z błędnej analizy potrzeb i oczywiście błędny wybór dostawcy samej usługi. To, co powinniśmy oddzielić w tej statystyce to, to czy zwiększenie kosztów wynikało z powyższych czynników, czy może ze znacznego  rozszerzenia zakresu projektu o kolejne obszary/podprojekty np. projekt dotyczyć miał zwiększenia sprzedaży ale aby to w pełni zaistniało, była wymagana zmiana w dziedzinie logistyki oraz systemu informatycznego.

DEFINIOWANIE POTRZEB:

Jaki jest cel usługi i co tak naprawdę chcemy kupić. Błąd na tym etapie przeniesie się na cały projekt a nasza inicjatywa idealnie wpisze się w powyższe statystyki. Aby to zrozumieć powinniśmy zdać sobie sprawę z tego, jakie produkty możemy wyspecyfikować przy zakupie usług doradczych i jaki wpływ mają one na organizację.

Pytania, które powinniśmy uwzględnić w organizacji aby opisać potrzeby biznesowe:

> Czy wiemy co robić – poszukujemy wsparcia w określeniu kierunku, definiowaniu strategii;

> Czy wiemy gdzie jesteśmy – szukamy obiektywnej oceny aktualnego stanu, wydajności i perspektyw;

> Wiemy co robić ale nie wiemy jak – szukamy wsparcia w kształtowaniu podejścia zdefiniowaniu inicjatywy biznesowej;

> Wiemy co zrobić ale nie mamy możliwości aby to zrobić – nasze zasoby są niewystarczające pod względem umiejętności i doświadczenia lub dostęp do nich jest ograniczony;

> Wiemy co zrobić ale chcemy dzielić ryzyko – nasz projekt zmiany lub nowego produktu ma wystartować i do potwierdzenia naszej decyzji szukamy opinii eksperta z zewnątrz.

Etap ten jest najczęściej pomijany w realizacji procesu zakupowego usług konsultingowych a to właśnie od niego zależy jego prawidłowa i bezproblemowa realizacja, ponieważ zrozumienie celu i potrzeb użytkownika determinuje zakres specyfikacji, długość procesu i właściwy dobór firm do procesu negocjacji. Na tym etapie zostają określone:

> Warunki i zakres prac, czyli główne działania (lub zadania), które mają być prowadzone przez konsultantów i oczekiwane rezultaty oraz problemy jakie są do rozwiązania. Zakres projektu to także narzucenie metodologii (jeśli jest to wymagane), określenie wymagań sprzętowych a nawet warunki i wymagania językowe;

> Forma współpracy;

> Rola i obowiązki wszystkich zaangażowanych;

> Typ konsultanta (osoba, firma, dostawca polski ver zagraniczny) oraz budżet;

> Estymacja budżetu i kosztów należy do bardzo trudnych elementów procesu. Wynagrodzenie konsultanta oraz koszty bezpośrednie, które mogą zostać poniesione przez konsultantów oparte często są na szacunkach. Dobrą praktyką jest wsparcie się firmami konsultingowymi, z którymi współpracujemy w ramach innych projektów. Budżet powinien zawierać wynagrodzenie personelu konsultanta, podróże i transport, koszty ewentualnych szkoleń, płatne materiały i raporty, tłumaczenia i ewentualne podatki.

Przy tej okazji należy także zwrócić uwagę na na tzw. planowanie „w przód” i „w tył”. Planowanie „w przód” oznacza, iż koncentrujemy się także na potencjalnych kierunkach rozwoju tego projektu, wykorzystaniu wybranej firmy do innych projektów w przyszłości. Planowanie „w tył” natomiast polega na analizie okoliczności, które doprowadziły do podjęcia decyzji o udziale i zaangażowaniu konsultantów.

1 2 3 4 5 6