ZAKUP USŁUG DORADCZYCH 4/6

02 gru ZAKUP USŁUG DORADCZYCH 4/6

 To, z czym boryka się wielu zakupowców to, to że uczestniczą w wąskim wycinku całego procesu, co przekłada się później na podejmowane przez nich decyzje. Najczęstszy obraz, który jest im przedstawiany wygląda mniej więcej tak:

WYBÓR DOSTAWCY:

Specyfikacja:

Specyfikacja powinna być bardzo szczegółowa i zawierać wszelkie informacje, które umożliwią oferentom oszacowanie kosztów ale także czasu potrzebnego na realizację projektu. Czas bowiem często jest kluczowym kryterium wyboru firmy konsultingowej. Specyfikacja powinna zawierać m.in.; opis naszej firmy i cel projektu, opis usługi i spodziewane efekty, harmonogram projektu, zabezpieczone zasoby ze strony naszej firmy (ludzie, czas), forma raportowania (raporty wstępne, z postępów, okresowe, końcowe), wymogi formalne, wszelkie warunki dotyczące korzystania z podwykonawców lub współpracowników, formy płatności (stała opłata, stawki godzinowe, success fee, wynagrodzenie za etapy itp.), formę przyszłej współpracy. Specyfikacja powstaje najczęściej na bazie fazy przygotowania do projektu, co oznaczać może, że jeśli poprzedni etap nie został w ogóle zrealizowany lub został niewłaściwie zrealizowany, specyfikacja może nie być dokładna lub po prostu może zawierać błędny.

RFI, kwalifikacja dostawców, wybór potencjalnych dostawców:

Zakres tego etapu obejmuje w głównej mierze przygotowanie listy potencjalnych dostawców. Udział firm konsultingowych nie może wynikać z przypadku. Muszą być to firmy dokładnie sprawdzone. Często zdarza się, że ten etap pochłania najwięcej czasu kupcowi realizującemu proces przetargowy. Istnieje kilka źródeł poszukiwania firm konsultingowych, należą do nich, poza przeglądarką Google oczywiście, dotychczasowe kontakty, propozycje użytkowników, polecenia z innych firm, renomowane czasopisma, wystawy branżowe, stowarzyszenia, bazy stowarzyszeń (szczególnie gdy to firmy spoza Polski) oraz RFI. Kluczowe wydaje się być także zebranie referencji. Wykorzystując RFI na tym etapie szczególnie należy zwrócić uwagę i zapytać firmy konsultingowe o specjalistyczną wiedzę w danej dziedzinie, dowody, na to, że pracownicy firmy konsultingowej posiadają certyfikaty, doświadczenie i praktykę oraz posiadają odpowiednie zasoby do realizacji projektu.

Zapytanie ofertowe:

Każdy czytający ten artykuł zapewne wie, co to zapytanie ofertowe, dlatego skupimy się wyłącznie na elementach, które warto ocenić gdy otrzymamy oferty a należą do nich: zrozumienie zapytania ofertowego i specyfikacji, jasność myślenia, podejścia i wyjaśnienia, trafność proponowanej metodologii, widoczne zaangażowanie i entuzjazm, jakość i wielkość proponowanego zespołu, potwierdzenie realizacji w proponowanych terminach.

Negocjacje:

To chyba najtrudniejszy i najbardziej mozolny element procesu wyboru dostawcy konsultingowego szczególnie jeśli do postępowania zaproszono wielu potencjalnych dostawców. Zasadą jest bowiem spotkanie się z większością oferentów. Etap ten ujawnia często obszary, których do tej pory nie braliśmy pod uwagę. Podczas negocjacji okazuje się często, że w specyfikacji nie umieściliśmy danych lub informacji potrzebnych do przygotowania oferty. Przed właściwymi negocjacjami sprawdza się często zastosowanie tzw. „wstępnych negocjacji”, które negocjacjami z natury nie są ale polegają na  doprecyzowaniu oferty i poznaniu oferenta. Wstępne negocjacje pozwalają także poznać profesjonalizm oferenta. Etap wstępnych negocjacji często stosowany jest w formie spotkania z potencjalnymi dostawcami przed wysłaniem zapytania aby umożliwić im zadanie swoich pytań. Negocjacje usług konsultingowych należą do najtrudniejszych ponieważ nie jesteśmy w stanie odwołać się do typowego TKW opartego np. o ceny ropy, surowców lub ogólnie dostępnych usług. Negocjacje z konsultantem przypominają udowadnianie kto ma rację. Trudne są także ze względu na często subiektywne kryteria wyboru oferta. Ważne jest aby kryteria wyboru zostały określone na samym początku procesu.

Czy wszystko może podlegać negocjacji? – oczywiście, że tak. Spokojnie możemy negocjować zakres prac, podejście techniczne i metodologię, plan pracy i harmonogram działalności, organizację pracy i personel, oraz harmonogram kluczowych pracowników, rezultaty, umowę i warunki szczególne a także stawki jednostkowe personelu.

Zamówienie, Umowa:

Zakończenie procesu potwierdzone jest najczęściej zamówieniem lub umową. Zdecydowanie przy projektach długoterminowych zaleca się stosowanie umów o współpracy zawierających wszystkie szczegóły zawarte w  specyfikacji. Najczęstszym problemem lub przeszkodą w zawarciu umowy jest prawo własności intelektualnej. Trudno bowiem oferentom zaakceptować fakt, iż wszelkie prawa i intelektualna cześć projektu powinna przejść na klienta.

1 2 3 4 5 6