SRM – czyli zarządzanie relacjami z dostawcą

12 maja SRM – czyli zarządzanie relacjami z dostawcą

W pierwszej kolejności zacznijmy od tego, co to jest ten cały SRM (Supplier Relationship Management) – jest to innowacyjne rozwiązanie, które umożliwia firmom i organizacjom kompleksowe podejście do zarządzania portfelem dostawców poprzez doskonalenie procesów oraz zwiększenie przejrzystości strategii zakupowej. SRM promuje bliską współpracę z dostawcą może prowadzić do: redukcji kosztów, znacznie lepszej kontroli ryzyka, minimalizowania strat, zarządzania wydajnością w całym cyklu zaopatrzenia i, co dość istotne, redukcją działań nie przynoszących wartości dodanej w procesie. Można przyjąć, że Supplier Relationship Management skupia się na scentralizowanym zarządzaniu dostawcami, który obejmuje wszystkie obszary zakupowe, ich monitorowanie i projektowanie rozwiązań mających na celu podnoszenie konkurencyjność łańcucha dostaw.

Obecnie firmy stoją przed coraz większą presją wynikającą z  globalnej konkurencji a presję tę podnosi  ciągłe poszukiwanie dodatkowych źródeł oszczędności. Tego wszystkiego nie ułatwiają nam dynamiczne zmiany na rynku oraz rosnąca ilość danych i trudności wynikające z ich szybkiej analizy. Przez wprowadzenie SRM i uzbrojenie go w odpowiednie systemy wymiany danych pomiędzy podmiotami, możemy usprawnić przepływ informacji oraz  przyśpieszyć nasz proces decyzyjny nawet do kilku godzin- chociaż znane są przypadki na rynku gdzie usprawnienia wynikające z wdrożenia SRM oraz jego wpływu na przeprojektowanie systemu ERPII przyczyniło się do możliwości podjęcia decyzji o współpracy w ciągu jednej godziny. Tak tylko jednej gadziny od momentu, kiedy prezes firmy zgłosił zapytanie o wycenę będąc właśnie na spotkaniu z klientem i to w firmie w której koszty wytworzenia nietypowego produktu obliczane były wcześniej nawet do kilku tygodni.

Podstawowe korzyści wynikające z SRM:

> uzyskanie dodatkowych oszczędności również w wyniku obniżenia kosztów obsługi procesu;

> utrzymanie wynegocjowanych oszczędności;

> kontrola jakości;

> usprawnienie punktów styku z dostawcą i eliminacja obszarów nie przynoszących wartości dodanej przez wspólne mapowanie procesów;

Na bazie analizy TOP 1000 Fortun wykazano, że sprawne wprowadzenie SRM może przyczynić się do obniżenia kosztów od 5% do ponad 15% nie tylko przez redukcję ceny samego produktu ale również przez optymalizację procesową czy redukcję zatrudnienia o nawet 10%. Co więcej – wielokrotnie wykazano ponad 100-krotny zwrot z takiej inwestycji.

> skuteczne zarządzanie ryzykiem dostaw;

> tworzenie zachęty dla dostawców do dostarczania dodatkowych rozwiązań;

> przesunięcie wysiłków związanych z optymalizacją na dostawców strategicznych;

> szybki dostęp do innowacji;

> przyśpieszenie cykli produkcyjnych szczególnie w złożonych łańcuchach dostaw;

> tworzenie niezawodnego źródła zaopatrzenia;

> wpływ na obsługę klienta końcowego;

> wzrost zaufania.

Korzyści dla dostawcy:

> możliwość generowania dodatkowych przychodów;

> budowa długotrwałej współpracy i relacji biznesowych;

> możliwość realizowania wspólnych inwestycji mających na celu podnoszenie konkurencyjności obu stron;

> wgląd w realne potrzeby biznesowe organizacji klienta;

> wzrost zaufania.

Gdybyśmy mieli graficznie określić wpływ SRM na poszczególne obszary firmy np. produkcyjnej,  wyglądałoby to następująco:

W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencyjności prędzej czy później każda rosnąca organizacja będzie zmuszona do profesjonalnego wykorzystania SRM, aby to zrobić powinna właściwie określić punkt początkowy przez diagnozę stanu bieżącego, największych szans i zagrożeń, czy odpowiednią kwalifikację dostawców.  Dopiero na tej podstawie można opracować samą strategię oraz plan jej wdrożenia. Oczywiście inaczej będzie on wyglądał w przypadku gdy funkcja zakupów w naszej organizacji jest czysto transakcyjna (głownie skupiająca się na tanim pozyskaniu dobra w celu jego dalszego zbycia) a inaczej w przypadku gdy zakupy pełnią funkcję aktywną. Oczekiwania wobec dostawców możemy wizualizować w bardzo prosty sposób.

Poniżej dla lepszego przedstawienia tematu prezentuję etapy procesu wdrożenia SRM w organizacji. Mam nadzieję, że stanie się to dla Ciebie wskazówką do budowy pełnej Struktury Podziału Pracy (SPP = WBS – Work Breakdown Structure)  w projekcie wdrożenia SRM w firmie.

Pięć kroków SRM:

Samo wdrożenie SRM nie jest trudne ale prostota nie chroni wielu firm przed popełnianiem najczęstszych błędów. Poniżej prezentuję listę zebranych ryzyk, które napotykam w projektach. Mam nadzieję, że ich uwzględnienie pozwoli Ci osiągnąć sukces.

Obszary ryzyka:

> rosnąca zależność od dostawców i ekspozycja na ryzyko wynikające z jego błędów;

> odpowiedzialność za zarządzanie dostawcą po podpisaniu umowy;

> odpowiedzialność dostawcy za wyniki;

> właściwe określenie strategicznych dostawców;

> kontrola wpływu dostawcy na naszą organizację;

> brak wiedzy i wyraźnego podziału funkcji w obszarze zarządzania dostawcami;

> brak programu rozwoju dostawcy;

> kontrola rozwoju dostawcy w przypadku przerw w zamówieniach;

> brak integracji na poziomie systemów;

> brak inwestycji w budowę relacji z pracownikami dostawcy.

W razie niedosytu wiedzy w tym temacie zapraszam do kontaktu.

Pozdrawiam

Grzegorz Olechniewicz